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红木企业切莫忽视应收账款管理

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目前许多红木家具企业为了降低库存量、提升企业销量,会采取赊销的手段让利于客户,使得应收账款增多、坏账增加,现金的回流速度降低,甚至出现资金链断裂的现象。我们一定要加强警惕、万万不能忽视。

本文以D公司为案例,来谈谈红木家具企业的应收账款管理问题,并给出相应的解决策略,希望给业内读者带来启示。

(附:D公司是一家老牌的红木家具产销企业,旗下的木雕红木家具产品在市场上有着很好的销售量。在红木家具行业激烈的竞争角逐中,D公司不断扩大自己的生产规模和销售规模,销售记录不断被打破,应收账款增速也大幅度上涨,长账龄的应收账款比重加大,回收速度减慢,种种现象表明D公司的应收账款管理存在严重问题。)

应收账款管理的问题剖析

1、管理责任不明确

经深入调研发现,在D公司内部,市场部门和财务部门在应收账款管理方面有一些交集,但是责任的界定并不是很明确。市场部门工作人员主要负责争取客户资源,和客户对接签订合同。在财务人员要求其催收欠款时负责跟踪欠款回收,但不是其主要责任。

财务部门工作人员主要负责会计核算,例如,对应收账款的确认和计量、分析应收账款账龄、核销已发生的坏账、确认最终应收账款账面余额等,当发现长账龄欠款时,及时提醒并协助销售人员追收欠款。可以看到,财务部门更多的是关注事后管理,即在应收账款产生之后对应收账款账面的单纯计量,这种管理具有严重的滞后性,无法起到防止和控制的作用。

另外,应收账款日常定期对账也是非常必要的,在收回账款之前定期对账可以起到催促客户还款的作用,但是在D公司岗位操作指引里并没有明确由财务部还是市场部负责,定期对账不能落实可能造成客户延迟还款,如果金额出现差错也不能及时发现改正,这都对最终回收欠款产生不利影响。公司财务部门有权利对市场部门签订的合同进行审核,但实际中,财务人员并不会看销售合同具体内容,而只是在合同上加盖公司财务章,不能起到监督作用。

2、催收制度不合理

首先,催收人员不明确。D公司没有明确规定应收账款的事后追回是由销售人员还是财务人员负责,一般情况下是销售人员负责,但是公司并没有制定完整的催收程序,也没有采取措施保障欠款收回。

其次,没有妥善保管催收凭证。在催收客户归还账款时需要出示相关收据,凭证丢失或信息不完善很有可能就会成为客户拒绝还款的理由。D公司经常出现因为工作人员失误在传递发票时遗失的情况,而且出现过因为长时间滞留票据忘记挂账的状况。

最后,催收方式不正确。针对不同的情况应该采取不同的催收方式,但D公司并没有明确规定催收方式,当销售人员催收失败时并没有采取专门的催账机构及法律诉讼来催收。

3、合同管理制度不完善

按照D公司规定,销售人员要与客户签订销售合同。但是其公司并没有制定完善的合同制度,也没有严格按照合同执行,销售人员经常会降低标准,甚至不签订销售合同,公司的合法权益就失去法律保障。一旦客户没有及时还款或者没有偿还能力时,公司只能将这笔账作为坏账来处理,由于合同制度不完善带来的风险全部转嫁给了D公司承担。

举个例子来说,D公司规定对于先发货后收款的业务,增值税专用发票开票的前提必须是拿到汇款单,但日常工作中很多客户要求先开具增值税发票,销售人员为了维持与客户的关系经常提前开票,而由于公司合同制度不完善,其销售合同中并未增设相关保护条款,客户一看没有了束缚条件就会延长还款时间,造成该笔账款长期留在账面上成为呆账坏账。

4、员工专业素质低

笔者进一步调查发现,D公司的销售人员、财务人员、行政人员多是大专学历及以下,公司的应收账款管理主要就依靠这些人员,而应收账款管理需要很强的专业性,他们又有自己的本职工作需要投入大量精力,因而很难将应收账款管理工作做好。因此,员工素质不高也是D公司应收账款持续增多、坏账增加的原因之一。

5、销售员的考核方式不对

销售人员的考核激励制度和应收账款的回收质量有着密切关系,考核激励制度不应仅将销售额作为考核指标,应收账款回收金额也是考核因素。而D公司的考核体系更多的是注重销售额完成的情况,销售人员的工资直接与完成任务量有关,没有达到业绩标准要扣工资甚至免职,对于应收账款回收金额、应收账款周转率等指标没有考核,造成销售人员对应收账款不敏感,从而盲目销售导致应收账款过多。

解决策略

1、明确应收账款管理职责

D公司目前的组织结构没有信用管理部门,可以在目前的机构设置基础上将客户信用管理暂时放在市场系统中,为了跟市场总部区分开,可以在市场系统下设立二级部门——信用部,并直接归财务总监管理,这样既和市场总部分开又独立于财务部,不会产生交叉管理的混乱情况。

D公司要明确市场部、财务部、信用部三方各自的责任,管理职责清晰后相互监督,各个部门之间也能起到相互制约作用,同时还要各部门的协调配合,确保每个环节的连贯性,否则中间任何一个部门的推脱责任都会影响应收账款的管理质量。

信用部

(1)确保销售合同中的权利与义务条款符合法律规定以及公司要求,同时核对金额查看是否有重大事项的遗漏;

(2)在合同执行过程中,进行全面跟踪,看双方是否按照合同要求严格执行;

(3)收集客户信息,建立并备份客户档案,调查客户资信情况;

(4)根据客户资信情况制定相对应的信用政策;

(5)对客户信用科学评分,根据评分对客户信用分等级,根据不同等级制定不同的信用额度,综合评估客户,并进行后续跟踪;

(6)在需要通过法律途径回收账款时,提交有关合同文件配合相关工作。

财务部

(1)负责应收账款的计量核算,对应收账款的账面价值监控;

(2)负责在规定时间内对应收款项和坏账进行综合分析并向上级汇报;

(3)当坏账发生时对坏账做财务处理;

(4)定期与客户核对金额,留存备份沟通文件、电话记录和函证资料等;

(5)配合其他部门相关管理工作尤其是市场部的催收工作;

(6)负责问题账款案件的诉讼工作。

市场部

(1)搜集客户基本信息以及调查其资信情况,采集客户市场信息及时向公司反馈,搭建基于客户的市场信息库并做相应的维护工作;

(2)整理和采集客户债权债务的相关信息资料并备份;

(3)负责应收账款的回收工作;

(4)严格按照合同要求实施,将未按时还款或者逾期时间过长的客户情况汇报给公司,并提出处理建议;

(5)在需要通过法律途径回收账款时,提交合同等相关文件配合诉讼工作。

销售员

(1)与客户签订合同,和客户沟通权利与义务的界定;

(2)及时更新客户资料库,将信息反馈给公司;

(3)按时回收应收账款,并监督和维护;

(4)应收账款有不良情况时立刻反馈至财务部,发现客户经营情况恶化时迅速向信用部反映;

(5)解决客户账款问题,负责搜集诉讼的有关客户资料;

(6)整理收集并备份客户的债权债务相关资料。

2、完善绩效考核体系

对销售人员的考核机制需加上应收账款回收金额、应收账款周转率等相关指标,但是考核指标要控制在合理范围内,不能过度依赖应收账款相关指标。如果难度系数太大反而会打消员工追回货款的积极性,应该在保证企业完成绩效目标的前提下,使员工利益最大化。

可以将激励与考核机制设置为:按应收账款账龄或者应收账款逾期天数为标准来计算,把账龄分为不同的区间,再结合公司应收账款金额的具体情况和公司薪酬的状况来设计相应的比例,在不同的区间按不同的比例扣除薪酬。该措施是为了引导与应收账款管理相关的部门正确合理运用信用管理,将信用额度控制在合理范围内,从而降低企业发生坏账的风险,实现公司利益最大化。 

3、提升员工素质

为了使D公司市场部、财务部、信用部的所有员工都了解应收账款管理的相关知识,可以对其进行业务培训,而且要有针对性的培训。

比如,针对市场部的销售员和信用部人员,催收账款是他们工作中重要的一部分,而且催收账款要讲究技巧不能盲目催收,掌握了催收要领就可能事半功倍,反之就可能引起客户的反感导致恶意拖欠。 

基于此,可以对这两个部门人员进行货款催收技巧的培训,有针对性的培训能够节省时间和劳动成本,也能让员工高效率掌握知识,为业务的进展提供科学依据。另一方面,要提升工作人员在销售和收款环节对票据和发票的判断能力,避免低级错误带来不必要的风险。

4、完善合同管理制度

完善的合同管理制度可以降低企业经营风险,同时增强自我法律保护意识。公司应制定标准板的合同,在执行过程中全程监控,减少因合同产生的纠纷。

(1)制定标准版本合同

首先应将结算方式、信用条件、还款日期等列入销售合同,并在格式上要求符合规范的署名,要明确规定惩罚措施、违约责任、违约赔偿金,以及合同发生变更时货款的回收时间和方式等。

基本内容纳入合同后,征集公司各部门的意见,根据部门情况将需要纳入的条款进行补充。然后交给公司的信用部,由相关法律人员进行审核,不合理的地方退回修改,确定最终的合同版本作为公司标准合同来执行。客户认为有不合理或者侵犯客户合法权益时,可以向公司提出申请重新审核。

(2)制定结算条款和方式

不同结算方式的主体不一样,存在的信用风险也不一样,D公司要尽量选择利于自己的结算方式,因此在合同中要明确规定采用哪种结算方式来偿还账款。

同时也要具备一定的灵活性原则。例如,在合同中规定某客户的结算方式为银行汇票,客户应严格按照合同要求执行。但在出现特殊情况客户银行汇票付款有困难时,可向信用部门反应,经过核实确实是存在困难,可允许客户改变结算方式。另外需核查客户是否有不良记录在案,判断其是否有恶意拖延的嫌疑。

(3)合同存档、跟踪与管理

在销售合同签订完成后,由销售人员将合同交给信用部审核,审核通过后将原件留在信用部并备份存档,销售人员保管备份合同。

信用部及时跟踪合同的执行情况,按照合同中规定的购买方义务要求来监督,把生成法律效力的文字作为监督标准,并安排专门人员负责,将合同中规定的约束条款录入客户信用管理系统中,用于及时了解客户还款情况。

同时将该部分信息同步传输到客户相对应的应收账款系统中,一旦客户还款超过规定时间系统就会做出提示,便于跟踪了解客户的支付情况和执行情况等。如此不仅利于信用部对应收账款的日常管理,还可以方便市场分析人员和销售人员对客户信用情况的查询。

(4)制定惩罚、保护措施

应在合同条款中明确指出违约后果,用法律保护企业合法权益。

比如,明确指出违反规定结算日期应当承担的后果:条约规定客户被允许的付款时间是60天,现金或者银行汇款方式支付。如果在这个规定时间内客户没有按时还款,超过30天仍未收到款项,D公司会以催款函的形式通知客户,并规定在从超过付款之日第一天起,每天按照欠款金额的0.2%缴纳滞纳金,通知客户后仍未还款则采取诉讼权利,通过法律途径实施追索权。

由于向法院起诉需要一定的诉讼成本,要结合欠款金额的大小综合考虑是否诉讼,但是合同条款里必须要加入该项条款,警示客户明确违约责任。

5、加强事后催收账款

当客户没有按时还款时,催收人员需要及时催收,但也要讲究催收技巧,催收程序步骤要清晰。针对客户不同的情况催收的方式也不一样。

(1)对接的销售人员催收

销售人员上门催收是一般的催收方式,这种方式用于客户信用正常没有违约记录、还款时间逾期不长的情况。采取这种方法的原因是,客户在下订单和签合同时一直都与当时的对接人员洽谈,同时对接的销售人员是当事人之一,对自己接手的工作、之前谈的条件比较了解,和客户沟通时不会存在信息不对称的情况。

(2)信用部门催收

对接销售人员没有催收成功时,公司信用部应出面解决。信管部是调查客户资信情况的部门,对客户各方面了解比较全面,容易找到客户的优缺点,必要时可以此针对性找出换取条件,从而找到追回货款的突破口,但这种方式风险比对接销售人员催收的风险大。

(3)借助专门的要账机构

在正常的催款没有结果、客户恶意延期还款时,可以考虑相对强硬的手段,通过支付佣金的方式依靠要账机构要账,但是这种方式成本高,建议在欠款金额比较大而且有较大把握收回欠款的情况下采用,并尽量减少开支。

(4)法律诉讼

诉讼是强制手段,这种方法优点在于追回欠款的几率大,但是成本也比较高,而且采用法律途径还款的客户基本是经营出现问题,确实没有资金还款,所以在诉讼之前信管部门要对客户做深入调查,如果客户确实已经无力偿还可以放弃起诉。

总之,加强应收账款管理对红木家具企业的进一步发展具有重要意义。广大红木家具企业应不断完善应收账款管理机制,加快对货款的回收力度,盘活企业现金流,使企业步入良性可持续发展的轨道。